L’externalisation de la formation a du bon !
Enjeux stratégiques de la performance de l’entreprise, l’ingénierie et les achats de formation peuvent être en partie gérés en externe. Le groupe Demos a organisé une conférence pour valoriser les atouts de l’externalisation. Récapitulatif sur les actions qui peuvent être sous-traitées ou pas.
De nombreux professionnels RH réunis ce matin du 14 octobre 2010 pour aborder les avantages de l’externalisation de la formation. Christian Mauduit, ancien responsable d’achat chez Thales commence : « La formation continue est un marché complexe et atypique. Les segments de marché sont très atomisés avec des expertises multiples. 48 593 acteurs sont recencés, souvent des entreprises unipersonnelles. »
Le métier d’acheteur est devenu par conséquent au fil du temps très complexe car les responsables de formation se confrontent à la diversité et à un nombre faramineux d’organismes de formation.
Les entreprises n’ont pas toujours de gros budgets et doivent par conséquent trouver la bonne formule à moindre coût.
La difficulté majeure des entreprises est de trouver la réponse aux justes besoins. Les entreprises de conseil en ingénierie de la formation ont donc leur argumentaire tout trouvé pour vendre leurs prestations.
Tout d’abord, il s’agit de piloter les appels d’offre : Comment définir les critères de choix ? Comment évaluer les propositions ? Comment exprimer les prix ?
La tâche est ensuite de manager ses fournisseurs. Il va falloir mesurer la performance des fournisseurs et la gestion des risques. De plus en plus d’entreprises introduisent dans les contrats une clause d’obligation des résultats. Le prestataire suit ensuite les fournisseurs et la qualité des prestations. Il est important d’être sur des engagements objectifs et mesurables. Le prestataire doit mettre en place une analyse dotée d’un comparatif qualité/coût. Les entreprises lui demandent également de plus en plus de jouer un rôle de centralisation des facturations des différents fournisseurs et de présenter une facture consolidée.
Facteurs clés du succès selon les experts :
− Mettre en place un processus d’achat en phase avec les objectifs stratégiques de l’entreprise en matière de formation
− Travailler en synergie prescripteur/acheteur/métier
− Anticiper la programmation des besoins d’achat
− Bien connaître le marché de la formation
− Organiser le suivi des prestataires principaux
Jean-Louis Fidric, DRH de transition, directeur associé de ACTISS Partners, témoigne : « Une externalisation est un vrai projet. Aujourd’hui, les RH sont extrêmement sollicités car l’environnement de l’entreprise change, il y a une forte pression pour gagner en productivité et la DRH doit être contributive du projet général. On lui demande de la réactivité et de la créativité. Les exigences s’accroissent en matière de qualification. On cherche les meilleurs talents et les corps de métiers sont réorganisés. Par ailleurs, les entreprises deviennent de plus en plus éclatées géographiquement. Le fonctionnement de la DRH doit donc répondre à toutes les contraintes. Elle doit mobiliser et développer les compétences internes pour assurer le développement de l’entreprise. Il y a une forte pression du DG. Les collaborateurs doivent faire un effort pour maintenir leurs compétences et les développer. Je pense que la formation est devenue un enjeu stratégique pour les entreprises. Or, elles ont coupé les budgets de formation pendant la crise. Il s’agit là d’une grossière erreur. Si on ne met pas l’accent sur la formation des collaborateurs, on n’obtiendra pas la bonne performance. La DRH doit s’assurer que la stratégie de l’entreprise est bien déclinée à tous les niveaux. Les meilleurs talents cherchent à développer leur employabilité. La formation devient donc également un enjeu stratégique pour fidéliser les collaborateurs. »
Recentrage de la DRH sur les tâches stratégiques
Pour lui, l’externalisation est une des voies pour y arriver, une opportunité. Il argumente : « La DRH n’a pas les indicateurs de mesure en interne. L’externalisation permet de se recentrer dans la DRH sur des tâches stratégiques et de confier à des prestataires des actions périphériques. »
Les tâches à conserver absolument dans l’entreprise :
− La stratégie RH de formation
− La politique compétences
− la stratégie formation
Les tâches qui peuvent être externalisées :
− Le plan de formation
− L’évaluation des offres (choix, contractualisation, évaluation)
− La gestion budgétaire, comptable et sociale de la formation
− Le traitement des demandes
Les tâches facilement externalisables :
− Le pilotage des fournisseurs
− La rédaction d’AO
− Les liens avec les OPCA
− Le reporting et les déclarations légales
− Les dossiers administratifs
− La gestion du DIF
− La planification
− La logistique : inscriptions, convocations, reprographie, évaluations, facturation
Si les bénéfices de l’externalisation peuvent être multiples (réduction des coûts, appui de professionnels extérieurs, gain en flexibilité et qualité, réduction des investissements), elle ne fonctionne pas toujours. La DRH ne pourra pas se désengager et devra continuer à fortement s’impliquer. Il faut définir clairement ses besoins, désigner une instance de pilotage, accompagner le changement et mettre en place une transition sécurisée.
Christel Lambolez
